नियमित माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस उपयोगकर्ता माइक्रोसॉफ्ट वर्ड , एक्सेल या पावरपॉइंट के साथ माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस सेपरिचित नहीं हैं ।
चूंकि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक रिलेशनल डेटाबेस एप्लीकेशन है जो माइक्रोसॉफ़्ट ऑफिस सूट में शामिल है जो उपयोगकर्ताओं को बड़े पैमाने पर रिपोर्ट दर्ज करने, प्रबंधित करने और चलाने की इजाजत देता है, यह उन लोगों के लिए सबसे उपयुक्त है जिन्हें बड़ी मात्रा में डेटा व्यवस्थित करने की आवश्यकता होती है।
यह एक्सेल के बीच कहीं भी स्तरित है जो छोटे डेटा स्टोरेज और एसक्यूएल सर्वर वाले व्यक्तियों के लिए आदर्श है जो बड़ी टीमों और कॉर्पोरेटों द्वारा आवश्यक है।
नोट: एक एमएस एक्सेल विशेषज्ञ बनें
जानें आसानी से डेटा व्यवस्थित, प्रारूपित और गणना कैसे करें। एक्सेल उपकरण, सूत्र और फ़ंक्शन मास्टर करने के लिए कौशल विकसित करें। विभिन्न दृष्टिकोणों से डेटा का विश्लेषण करें
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस प्रयोक्ताओं की मदद से भविष्य में संदर्भ, रिपोर्टिंग और विश्लेषण के लिए इसे आसानी से संग्रहीत करके प्रभावी जानकारी को प्रभावी ढंग से प्रबंधित कर सकते हैं। जैसा कि नाम से पता चलता है, उपयोगकर्ताओं को कम से कम प्रयास के साथ अपने डेटाबेस में संगठित जानकारी तक पहुंच होगी।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस फीचर्स;
-
- व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और छोटी टीमों के लिए आदर्श
- समझने और उपयोग करने के लिए क्लाइंट-सर्वर डेटाबेस से आसान है
- अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और अन्य अनुप्रयोगों को आयात और निर्यात करें
- डेटा बनाने और प्रकाशित करने के लिए नियमित उपयोगकर्ताओं के लिए तैयार टेम्पलेट्स
- वेबडेटाबेस को आसानी से निर्माण और प्रकाशन की अनुमति देता है
- सहायता के लिए उपयोगकर्ता मित्रवत सुविधा ‘मुझे बताएं’
- डेवलपर्स कोवीबीए कोड का उपयोग करके कस्टम समाधान बनाने की अनुमति देता है
- रिबन के लिए विकल्प छुपाएं / दिखाएं
- उपयोगकर्ताओं को अतिरिक्त रिपोर्ट को समाप्त करने की रिपोर्ट करने की अनुमति देता है
- पीडीएफ प्रारूप में आउटपुट रिपोर्ट की अनुमति देता है
-
व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और छोटी टीमों के लिए आदर्श
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक साधारण डेस्कटॉप एप्लिकेशन है जिसे किसी भी विशिष्ट हार्डवेयर या लाइसेंस के लिए लाइसेंस की आवश्यकता नहीं होती है। इसलिए, यह व्यक्तिगत उपयोगकर्ताओं और छोटी टीमों के लिए आदर्श है जिन्हें अतिरिक्त मूल्य के लिए बड़े और जटिल डेटा बेस की आवश्यकता नहीं होती है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एसक्यूएल सर्वर और ओरेकल पर डेटाबेस समाधान पर कई फायदे प्रदान करता है जहां डेटाबेस की आवश्यकता बहुत अधिक नहीं है। कई छोटी टीमें अब माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की मदद से अपनी बुनियादी और सरल जरूरतों के लिए बड़े संसाधनों की खरीद से बच सकती हैं।
इसके अलावा, उन्हें किसी भी व्यक्ति को नियमित क्लाइंट-सर्वर डेटाबेस द्वारा आवश्यक एक्सेस को प्रबंधित या मॉनिटर करने की आवश्यकता नहीं है।
इसके अलावा, यह उपयोगकर्ताओं को अपने डेटाबेस को एप्लिकेशन में बदलने की अनुमति देने के विकल्प के साथ आता है, जिसे माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2007 के बाद पेश किया गया था।
-
समझने और उपयोग करने के लिए क्लाइंट-सर्वर डेटाबेस से आसान है
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस जैसे व्यक्तिगत कंप्यूटर अनुप्रयोगों ने कई एप्लिकेशन ले लिए हैं जिन्हें पहले अतीत में क्लाइंट-सर्वर डेटाबेस में भेजा गया था। एक्सेस के उपयोगकर्ताओं को आवेदन का उपयोग करने के लिए आवश्यक कौशल हासिल करने के लिए किसी भी विशेष प्रशिक्षण से गुजरना आवश्यक नहीं है।
कई उपयोगकर्ताओं ने अपनी व्यक्तिगत जरूरतों के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस का उपयोग करने के लिए खुद को आत्म-प्रशिक्षित किया है। डाटाबेस बनाना और प्रशासन करना आसानी से उपलब्ध, सुव्यवस्थित सेट टेम्पलेट्स की मदद से काफी आसान और आसान है, जिस पर इस आलेख में और चर्चा की जाएगी।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल के उपयोगकर्ताओं को मास्टर के लिए एक्सेस आसान मिलेगा क्योंकि यह एक्सेल के समान है हालांकि डेटाबेस की मौलिक अवधारणाएं एक्सेल से बहुत अलग हैं।
उपलब्ध सबसे प्रभावी तकनीकों और उपकरणों का उपयोग करके इस शक्तिशाली एप्लिकेशन को सीखना और प्रबंधित करना उन नए उपयोगकर्ताओं के लिए भी संभव है जिनके पास डेटाबेस प्रबंधित करने के बारे में बहुत कम या कोई ज्ञान नहीं है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विभिन्न डेटा सेट्स को स्टोर करता है जिन्हें टेबल्स के नाम से जाना जाता है जो संभावित रूप से संबंधित होते हैं, जो संयुक्त रूप से डेटा लचीलापन बढ़ाते हैं।
तालिकाओं से संबंधित और जुड़कर, एक्सेस, एक रिलेशनल डाटाबेस मैनेजमेंट सिस्टम (आरडीबीएमएस) पूरी तरह से इस एप्लिकेशन के भीतर उपयोगकर्ताओं को उनके लिए आसान और आसान बनाता है जो अधिक लचीला रिपोर्टिंग और कार्यक्षमता प्रदान करता है।
-
अन्य माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस और अन्य अनुप्रयोगों को आयात और निर्यात करें
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की सबसे उपयोगी विशेषताओं में से एक है कई अन्य कार्यक्रमों से डेटा के साथ इंटरफ़ेस करने की इसकी क्षमता।
अन्य कार्यक्रमों में बनाए गए डेटा को जोड़ना, दो अन्य कार्यक्रमों के बीच डेटा स्थानांतरित करना, या लंबी अवधि में डेटा जमा करना और स्टोर करना भी आसान है, कभी-कभी विश्लेषण के लिए एक्सेल जैसे अन्य कार्यक्रमों में डेटा निर्यात करना भी आसान होता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के साथ किसी ऑब्जेक्ट को कॉपी करने के कई तरीके हैं जैसे तालिका या फॉर्म को किसी डेटाबेस से दूसरे डेटाबेस में आसानी से। किसी ऑब्जेक्ट की प्रतिलिपि बनाने और चिपकाने के अलावा, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस एक ऑब्जेक्ट को निर्यात करने की अनुमति देता है जो अधिक विकल्पों के साथ आता है।
एक्सेस के साथ टेबल तालिका परिभाषा और तालिका में डेटा निर्यात करना सुविधाजनक है, या केवल तालिका परिभाषा निर्यात करें जो आवश्यकतानुसार तालिका की एक खाली प्रतिलिपि है। आप भविष्य के उपयोग के लिए एक निर्यात विनिर्देश के रूप में ऑपरेशन के विवरण भी बचा सकते हैं।
आयात और निर्यात लिंक समूह उन सभी डेटा स्वरूपों के लिए आइकन प्रदर्शित करता है जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आयात या निर्यात डेटा कर सकते हैं। अधिक क्लिक करने पर, उपयोगकर्ता अधिक प्रारूप देख सकते हैं जो माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के साथ काम कर सकता है।
उपयोगकर्ताओं की और सुविधा के लिए, आयात / निर्यात विज़ार्ड उपयोगकर्ताओं को कार्य के साथ कार्य करता है और उस ऑपरेशन के विवरण को विनिर्देश के रूप में सहेजता है।
-
डेटा बनाने और प्रकाशित करने के लिए नियमित उपयोगकर्ताओं के लिए तैयार टेम्पलेट्स
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस उपयोगकर्ताओं को डेटाबेस बनाने और प्रबंधित करने में मदद करता है भले ही उनके पास क्षेत्र में न्यूनतम अनुभव हो। यह कई माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेम्पलेट्स की मदद से संभव हो गया है जिसमें सब कुछ उपयोग के लिए तैयार है।
एक विशिष्ट टेम्पलेट फ़ाइल खोलने पर, उपयोगकर्ता को टेबल, फॉर्म, मैक्रोज़ , रिपोर्ट्स और अन्य आवश्यक फ़ील्ड के साथ एक नया डेटाबेस मिल जाता है जो पहले से ही बनाया गया है, समय और प्रयास बचा रहा है।
टेम्पलेट गैलरी में उपयोगकर्ता के लिए चुनने के लिए आसानी से डेस्कटॉप और वेब-आधारित टेम्पलेट्स शामिल हैं। व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक्सेस डेटाबेस बनाने के लिए, सबसे अच्छा विकल्प डेस्कटॉप टेम्पलेट के साथ जाना होगा।
किसी शेयरप सर्वर पर प्रकाशन के लिए डेटाबेस बनाने के लिए, यह अनुशंसा की जाती है कि उपयोगकर्ता वेब-आधारित टेम्पलेट्स चुनें।
उदाहरण के लिए, माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2013 से डेस्कटॉप ग्राहक सेवा टेम्पलेट उपयोगकर्ताओं को असाइनमेंट, प्राथमिकता, स्थिति और संकल्प को आसानी से ट्रैक करने वाले कई मुद्दों को प्रबंधित करने के लिए ग्राहक सेवा डेटाबेस बनाने में सहायता करता है।
कर्मचारी और विक्रेता परियोजना विपणन के लिए माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेम्पलेट्स उपयोगकर्ताओं को समय संवेदनशील वितरण योग्य, कर्मचारी भूमिकाओं और उनके मूल्यवान विक्रेताओं को ट्रैक करने के लिए व्यापक विपणन प्रोजेक्ट डेटाबेस बनाने में सहायता करता है।
अनुशंसित पाठ्यक्रम
- मैक एक्सेल 2011 पर ऑनलाइन पाठ्यक्रम
- व्यावसायिक आउटलुक 2010 प्रशिक्षण
- मैक आउटलुक 2011 प्रमाणन प्रशिक्षण
-
वेब डेटाबेस को आसानी से निर्माण और प्रकाशन की अनुमति देता है
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के उपयोगकर्ता या तो अपनी खुद की डेटाबेस डिज़ाइन कर सकते हैं या अपनी आवश्यकता के अनुसार आसानी से उपलब्ध टेम्पलेट का उपयोग करके डेटाबेस बना सकते हैं।
वे लोग जो तकनीकी समझदार हैं और वेब डेटाबेस से परिचित हैं, आदर्श रूप से एक खाली डेटाबेस बनाकर अपने स्वयं के डेटाबेस को डिज़ाइन करेंगे, जिस पर वे उन टेबल को बनाएंगे जिन्हें उनके डेटाबेस को एक्सेस पर आवश्यकता होगी।
उन लोगों के लिए जिन्हें सहायता चाहिए या उन्हें पता नहीं है कि उनके प्रोजेक्ट की कौन सी टेबल की आवश्यकता होगी, उनके लिए उपलब्ध टेम्पलेट का उपयोग कर सकते हैं। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस टेम्पलेट्स में कुछ सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले डेटाबेस के लिए एक विशाल संकलन है जो उपयोगकर्ताओं द्वारा आवश्यक होगा।
यहां तक कि नए उपयोगकर्ता निम्न चरणों से टेम्पलेट का उपयोग कर डेटाबेस बना सकते हैं
- फ़ाइल पर क्लिक करके ओपन एक्सेस और बैकस्टेज व्यू खोलें।
- उन टेम्पलेट्स के बीच आवश्यक टेम्पलेट ढूंढें जिन्हें आप वहां देखेंगे।
यदि आवश्यक टेम्पलेट नहीं मिला है, तो उपयोगकर्ता अतिरिक्त टेम्पलेट्स खोजने के लिए ऑनलाइन माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस खोज सकते हैं।
- उस टेम्पलेट को टैप या क्लिक करें जो उद्देश्य के लिए उपयुक्त है और सुनिश्चित करें कि चयनित टेम्पलेट डेस्कटॉप डेटाबेस या वेब प्रकाशन के लिए विशिष्ट है।
- फ़ाइल नाम दर्ज करें और बनाए गए डेटाबेस को स्टोर करने के लिए एक स्थान का चयन करें।
- डेटाबेस बनाने के लिए बनाएं बटन पर टैप या क्लिक करें।
यह बेहद आसान है।
-
एक उपयोगकर्ता के अनुकूल फीचर ‘मुझे बताओ’
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2016 में पेश की जाने वाली नई उपयोगकर्ता के अनुकूल फीचर ‘टेल मी’ को एक सहायक की तरह काम करता है जो उपयोगकर्ताओं को हाथ से काम पूरा करने में मदद करता है।
यह सुविधा माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस 2016 में रिबन पर एक टेक्स्ट बॉक्स के रूप में उपलब्ध है जो कहती है कि आप मुझे बताएं कि आप इसके बगल में बल्ब के साथ क्या करना चाहते हैं ।
उपयोगकर्ता टेक्स्ट फ़ील्ड में शब्दों और वाक्यांशों को दर्ज कर सकते हैं जो वे आगे करना चाहते हैं और जल्दी से उन सुविधाओं को प्राप्त करें जिन्हें वे उपयोग करना चाहते हैं या वे कार्य करना चाहते हैं। यह किस चीज की खोज की जा रही है उससे संबंधित सहायता भी प्रदान करता है।
उदाहरण के लिए, जब ‘फ़िल्टर’ शब्द दर्ज किया जाता है, तो एप्लिकेशन में सभी फ़िल्टर संबंधित विकल्प फसल हो जाएंगे। उपयोगकर्ताओं को मेनू के एक भूलभुलैया के माध्यम से किसी भी सुविधा का शिकार करने की ज़रूरत नहीं है, मुझे बताएं कि बार बार उपलब्ध है।
इसके अलावा, अतीत के सहायक सहायकों के विपरीत, यह सुविधा उपयोगकर्ता को एक विशिष्ट कार्य करने का तरीका नहीं बताती है; यह वास्तव में इसे करने के लिए बस एक सरल कदम प्रदान करता है।
-
डेवलपर्स को वीबीए कोड का उपयोग करके कस्टम समाधान बनाने की अनुमति देता है
अनुप्रयोगों के लिए विजुअल बेसिक (वीबीए) एक प्रोग्रामिंग भाषा है जिसका उपयोग माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के साथ किया जा सकता है। एक्सेस का उपयोग करने वाले डेवलपर्स वीबीए कोड का उपयोग करके अपने डेटाबेस के लिए कस्टम समाधान बना सकते हैं जो एक प्रभावी प्रोग्रामिंग भाषा है जिसमें विशिष्ट प्रोग्राम के लिए कोड / कमांड होता है।
जब प्रोग्राम निष्पादित किया जाता है तो निर्देश स्वचालित रूप से कार्यवाही करने का कारण बनेंगे। यह शक्तिशाली फीचर डेवलपर्स को उन्नत स्वचालन, डेटा सत्यापन, त्रुटि फँसाने और उनके डेटाबेस में बहु-उपयोगकर्ता समर्थन का उपयोग कर पेशेवर समाधान के लिए बुनियादी कस्टम एंड-यूजर समाधानों का विस्तार करने की अनुमति देता है।
-
रिबन के लिए विकल्प छुपाएं / दिखाएं
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस विंडो में विभिन्न प्रकार के घटक होते हैं जो उपयोगकर्ताओं को अधिक कुशलता से काम करने में मदद करते हैं। महत्वपूर्ण घटक नेविगेशन फलक, एक्सेस वर्क एरिया, रिबन, शॉर्टकट मेनू और क्विक एक्सेस टूलबार हैं । इनमें से कुछ घटक अन्य ऑफिस ऐप्स के लिए आम हैं जबकि अन्य माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस के लिए अद्वितीय हैं।
रिबन में माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में खुली खिड़की की सामग्री को व्यवस्थित करने और प्रबंधित करने से संबंधित कंप्यूटर पर विभिन्न कार्यों को पूरा करने के लिए उपयोग किए जाने वाले पांच टैब होते हैं।
यह शीर्षक पट्टी के नीचे की खिड़की के शीर्ष के पास स्थित है और डेटाबेस बनाने के दौरान किए गए कार्यों के लिए आसान, केंद्रीय पहुंच प्रदान करता है।
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस में उपलब्ध रिबन में टैब, समूह और कमांड शामिल हैं। प्रत्येक टैब में समूहों का संग्रह होता है, और प्रत्येक समूह में संबंधित कार्य होते हैं। इसे उपयोगकर्ता आवश्यकता के अनुरूप अनुकूलित किया जा सकता है।
कभी-कभी रिबन जो कई मुख्य टैब प्रदर्शित करता है, थोड़ा परेशान हो सकता है। अब अव्यवस्था मुक्त स्क्रीन रखने के लिए उपयोगकर्ताओं के पास रिबन को छिपाने का विकल्प होता है।
भविष्य के सत्रों के लिए डबल क्लिक करके रिबन के लिए रिबन के लिए न्यूनतम विकल्प सेट में रिबन के लिए सेट किया जा सकता है। अब उपयोगकर्ताओं को अपने कार्य क्षेत्र पर उल्लंघन करने वाले रिबन के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है।
-
रिपोर्ट देखें अतिरिक्त रिपोर्ट को समाप्त करता है
माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस उपयोगकर्ता रिपोर्ट देखने के लिए चार अलग-अलग तरीकों का चयन कर सकते हैं:
- रिपोर्ट देखें
- मुद्रण पूर्वावलोकन
- लेआउट व्यू
- डिजाइन दृश्य
रिपोर्ट दृश्य स्क्रीन पर रिपोर्ट दिखाता है क्योंकि उपयोगकर्ता इसे देखना पसंद करेंगे। माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की एक बहुत ही उपयोगी विशेषता, नया रिपोर्ट व्यू उपयोगकर्ताओं को फॉर्म फ़िल्टर करने के तरीके के समान रिपोर्ट पर विज्ञापन फ़िल्टर करने की अनुमति देता है।
उपयोगकर्ताओं को एक से अधिक टेबल या क्वेरी से अपनी वरीयता चुनकर अपनी रिपोर्ट पर कौन से फ़ील्ड रखना चाहते हैं, यह चुनने का विकल्प होता है।
विशिष्ट कॉलम मान या शब्दों को फ़िल्टर करके जो समान अक्षर या डेटा श्रेणी से शुरू होते हैं या इसमें होते हैं, रिपोर्ट को उपयोगकर्ता आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए संशोधित किया जा सकता है।
परिणामस्वरूप रिपोर्ट दिखाती है कि दर्शक सारांश के साथ स्वचालित रूप से फिर से गणना करना चाहता है। इसके अलावा, उपयोगकर्ता की ओर से इसके लिए कोई विशेष प्रोग्रामिंग कौशल की आवश्यकता नहीं है।
इसके अलावा, डेवलपर्स समूह स्तर जोड़ सकते हैं, अपने रिकॉर्ड के लिए ऑर्डर सेट कर सकते हैं और रिकॉर्ड को आरोही या अवरोही क्रम में क्रमबद्ध कर सकते हैं। आखिरकार उपयोगकर्ता रिपोर्ट को देखेगा क्योंकि वे इसे सभी अतिरिक्त अवांछित क्षेत्रों से हटाएंगे।
कम प्रयास के साथ रिपोर्ट की पठनीयता बढ़ाई जाएगी और वे अधिक दर्शक अनुकूल बन जाएंगे।
छिपाने की मदद से संपत्ति को हां में डुप्लिकेट करता है , दर्शक आवश्यक होने पर अवांछित डुप्लिकेट रिपोर्ट से छुटकारा पा सकते हैं।
-
पीडीएफ प्रारूप में आउटपुट रिपोर्ट
आज अधिक से अधिक उपयोगकर्ता इलेक्ट्रॉनिक छवि प्रारूपों के माध्यम से डेटाबेस साझा कर रहे हैं या माइक्रोसॉफ्ट द्वारा एडोब सिस्टम्स और एक्सपीएस द्वारा पीडीएफ जैसे निश्चित प्रारूपों के रूप में लोकप्रिय रूप से जाना जाता है ।
एक्सेस रिबन पर बाहरी डेटा टैब के माध्यम से उपयोगकर्ताओं को इलेक्ट्रॉनिक छवि फ़ाइलों में रिपोर्ट बनाने की अनुमति देता है। इन रिपोर्टों को उन उपयोगकर्ताओं द्वारा भी देखा जा सकता है जिनके पास अपने सिस्टम पर एक्सेस इंस्टॉल नहीं है क्योंकि पीडीएफ फाइल
एडोब रीडर पर खोला जा सकता है ।
पीडीएफ प्रारूप में साझा रिपोर्ट और डेटाबेस के साथ, एक्सेस के अनुप्रयोगों को काफी बढ़ाया गया है। उपयोगकर्ता इस आउटपुट प्रकार से प्यार करते हैं जो एक उपयोगी जोड़ के रूप में स्वागत है जो ईमेल के माध्यम से रिपोर्ट वितरित करने के लिए सुविधाजनक और सरल बनाता है जो पेपर बचाता है और हरे रंग की कंप्यूटिंग में योगदान देता है।
उपरोक्त सभी सुविधाओं और कई अन्य लोगों के साथ, कोई आश्चर्य नहीं कि माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस आज दुनिया की अग्रणी डेटाबेस प्रणाली है, जिसमें लाखों उपयोगकर्ता और सैकड़ों हजार डेवलपर्स इससे लाभान्वित हैं।
अनुशंसित लेख
यहां कुछ लेख दिए गए हैं जो आपको माइक्रोसॉफ्ट एक्सेस की सुविधाओं के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने में मदद करेंगे ताकि लिंक से गुजरें।
