एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर (सामग्री की तालिका)

• एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर
• एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कैसे करें?

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर

एक एडवांस्ड फिल्टर एक्सेल की सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है। यह एक्सेल के एक नियमित फिल्टर के उन्नत संस्करण के अलावा कुछ भी नहीं है। एक्सेल का उपयोग करते समय, मुझे यकीन है कि आपने डेटासेट का विश्लेषण करने के लिए फ़िल्टर का उपयोग किया होगा।

नियमित और एडवांस्ड फिल्टर के बीच अंतर क्या है?

1. आप अधिक जटिल मानदंड फ़िल्टर करने के लिए एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कर सकते हैं।(मैं एक उदाहरण के साथ विस्तार से बताऊंगा।)
2. एक नियमित फ़िल्टर मौजूदा डेटासेट पर डेटा फ़िल्टर करेगा जबकि बाद वाला आप मूल डेटा को बरकरार रखते हुए किसी अन्य स्थान पर डेटा निकाल सकते हैं।
3. हमारे डेटासेट में अद्वितीय प्रविष्टियों को निकालने के लिए एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग किया जा सकता है।
4. नियमित फ़िल्टर अनुक्रमिक फिल्टर अर्थात है।आप एक डेटासेट से रिकॉर्ड निकालने के लिए एक साथ कई मानदंडों का उपयोग नहीं कर सकते हैं, आपको प्रत्येक मानदंड को संतुष्ट करने वाले डेटा को निकालना होगा जो अंततः दोहराव की ओर जाता है।

उदाहरण के लिए, यदि आप रिकॉर्ड निकालना चाहते हैं, जहां रिपोर्टिंग मैनेजर “आकाश हरित” या कर्मचारी का नाम “विशाल कुमार” है, तो आपको नियमित फ़िल्टर का उपयोग करके डेटा को 2 बार निकालना होगा, पहला डेटा आकाश हरित आरएम और दूसरा है, जब नाम विशाल है , जबकि एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग करके आप एक ही बार में सभी अद्वितीय रिकॉर्ड निकाल सकते हैं।

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कैसे करें?

यह एडवांस्ड फिल्टर उपयोग करने के लिए बहुत सरल है। आइए अब देखते हैं कि कुछ उदाहरणों की मदद से एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कैसे किया जाता है।

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर उदाहरण # 1

• मान लें कि आपके पास निम्नलिखित डेटासेट हैं, और आपको उन सभी रिकॉर्डों को प्राप्त करना होगा जहां ऑर्डर कुल 900 से अधिक है और कर्मचारी का नाम “निशु कुमारी” है।

• कुछ मानदंडों के साथ एक एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग करने के लिए, पहले, आपको सभी हेडर को कॉपी करना होगा और उन्हें वर्कशीट में कहीं और पेस्ट करना होगा।(मेरे मामले में, मैं इसे समझने में आसान बनाने के लिए रिक्त पंक्तियों का उपयोग करने जा रहा हूं।

• अब, अपनी आवश्यकता के अनुसार इन हेडर के तहत शर्तों को निर्दिष्ट करें, जो एक फिल्टर में एक इनपुट के रूप में कार्य करेगा।
• अब, हेडर के साथ पूरे डेटा सेट का चयन करें और डेटा टैब पर जाएं – सॉर्ट और फ़िल्टर करें।यह एडवांस्ड फिल्टर संवाद बॉक्स खोलेगा।

• डेटासेट चुनने के बाद एडवांस्ड फिल्टर लागू करने के लिए हॉटकी (Alt कुंजी + A + Q) है।

• अब, जैसा कि ऊपर दिखाया गया है, आपको निम्नलिखित विवरण दर्ज करना होगा:

1. क्रिया:इसके 2 विकल्प हैं। सबसे पहले, सूची को इन-प्लेस पर फ़िल्टर करें (यह मूल डेटा को हटा देगा और इस फ़िल्टर का परिणाम उसी स्थान पर रखा जाएगा) और दूसरा, किसी अन्य स्थान को कॉपी करने के लिए। (यह आपको स्थान पर फ़िल्टर किए गए डेटा को सहेजने की अनुमति देगा)
2. सूची सीमा:यह डेटासेट को संदर्भित करता है जहाँ से आप डेटा ढूंढना चाहते हैं। (यहाँ यह A7: K35 है)
3. मानदंड रेंज:इस मानदंड में उल्लेख किया गया है, (A1: K2)
4. कॉपी टू:एक्शन मापदंड में दूसरे विकल्प के साथ जाने पर यह सेल सक्रिय हो जाएगी।
5. केवल अनन्य रिकॉर्ड की प्रतिलिपि बनाएँ:यदि आपको केवल अनन्य रिकॉर्ड की आवश्यकता है, तो केवल यह जांचें।

• मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (A38) पर कॉपी करने के लिए चुना है।
• यह अगले पेज पर स्क्रीनशॉट के रूप में कुछ हद तक दिखेगा।अब ठीक क्लिक करें, और यह सभी अद्वितीय रिकॉर्ड देगा।

आउटपुट नीचे दिया गया है जहाँ यह केवल उन डेटा को दिखाता है जिसमें निशु कुमारी के रूप में कर्मचारी का नाम होता है।

ऊपर बताए अनुसार जटिल मानदंडों के साथ फ़िल्टर किए गए डेटा।

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर उदाहरण # 2

अब, मापदंड के कई संयोजन हैं जो एडवांस्ड फिल्टर में उपयोग किए जा सकते हैं। (AND और OR मानदंड का उपयोग करते हुए) कुछ उदाहरण हैं:

• फ़िल्टर डेटा जहाँ ग्राहक का नाम “क्लो जोन्स” और उत्पाद का नाम “Apple” है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N3) पर प्रतिलिपि बनाने का विकल्प चुनता हूं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

फ़िल्टर डेटा जहाँ रिपोर्टिंग मैनेजर “आकाश हरीट” और उत्पाद मात्रा 50 से अधिक है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N9) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

• डेटा फ़िल्टर करें जहां कर्मचारी का नाम “राजकुमार सिंह” है और उत्पाद का नाम “अनानास” है और कुल ऑर्डर 100 से अधिक है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N17) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

यह उपरोक्त तालिका खाली डेटा दिखाती है क्योंकि यह दी गई स्थिति से मेल नहीं खाती है।

• फ़िल्टर डेटा जहां कर्मचारी का नाम “विशाल कुमार” या ऑर्डर कुल 500 से कम है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N22) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

• डेटा फ़िल्टर करें जहाँ कर्मचारी का नाम “अभय गौरव” या “निशु कुमारी” है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N38) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

• डेटा फ़िल्टर करें जहां रिपोर्टिंग प्रबंधक “दिव्या शर्मा” या उत्पाद का नाम “अंगूर” है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N50) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

उपरोक्त उदाहरणों से आपने देखा होगा कि AND मानदंड का उपयोग करते समय, सभी मानों को एक ही पंक्ति में और OR मानदंड में उल्लेख किया जाना चाहिए, सभी मान अलग-अलग पंक्तियों में होने चाहिए।

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर उदाहरण # 3

उन्नत फ़िल्टरिंग में एक अन्य महत्वपूर्ण विशेषता वाइल्ड कार्ड वर्ण का उपयोग करके डेटा को फ़िल्टर करना है। वाइल्डकार्ड कार्ड वर्ण हैं:

• तारांकन चिह्न (*):यह किसी भी वर्ण का प्रतिनिधित्व करता है। उदाहरण के लिए “R” से शुरू होने वाले कर्मचारी नाम के साथ डेटा फ़िल्टर करना। आप “R *” लिखेंगे, इसलिए किसी भी कर्मचारी का नाम R से शुरू होगा जिसे फ़िल्टर किया जाएगा।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N9) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

• प्रश्न चिह्न (?):यह एक एकल वर्ण का प्रतिनिधित्व करता है। जहाँ कर्मचारी का नाम इनिशियल है, वहां फिल्टर डेटा “निश”। फ़िल्टर मानदंड “Nish?” जैसे होंगे और इसका अर्थ निशु या निशा हो सकता है।

मैंने इस संवाद बॉक्स में सभी विवरण दर्ज किए हैं और अद्वितीय रिकॉर्ड के साथ किसी अन्य स्थान (N9) पर कॉपी करने के लिए चुनते हैं।

आउटपुट नीचे दिया गया है:

• ज्वार (~):इसका उपयोग किसी पाठ के भीतर किसी भी वाइल्डकार्ड वर्ण को खोजने के लिए किया जाता है।

एक्सेल में एडवांस्ड फिल्टर उदाहरण # 4

आप डुप्लिकेट भी निकाल सकते हैं या आप कह सकते हैं कि डेटा सेट से अद्वितीय रिकॉर्ड जल्दी से निकाल सकते हैं।

• अब मान लें कि आपके पास निम्न डेटा सेट है जिसमें कुछ डुप्लिकेट प्रविष्टियाँ (हाइलाइट) हैं और आप एक डेटासेट से अनूठे रिकॉर्ड को निकालना चाहते हैं, आप इसे करने के लिए एडवांस्ड फिल्टर विकल्प का उपयोग कर सकते हैं, ध्यान रखें कि किसी भी मान का उल्लेख करने की आवश्यकता नहीं है मापदंड विकल्प में और बस अद्वितीय रिकॉर्ड विकल्प की जाँच करें।यह आपको अनूठे मूल्यों के साथ रिकॉर्ड देगा।

• फ़िल्टर लगाने के बाद, यह एक परिणाम देगा, जैसा कि नीचे दिखाया गया है:

• आप नीचे दी गई छवि में देख सकते हैं; सभी डुप्लिकेट हटा दिए जाते हैं।अंतिम 3 पंक्तियाँ खाली हैं

• हालाँकि, एक्सेल के नवीनतम संस्करण (मुख्य रूप से एक्सेल 2007 के बाद), हमारे पास एक डेटासेट से डुप्लिकेट को हटाने का एक विकल्प है (डेटा टैब पर जाएं। डुप्लिकेट को हटा दें या हॉटकी Alt Key + A + M) का उपयोग करें, लेकिन यह मूल डेटासेट को बदल देगा।लेकिन अगर आप मूल डेटा को बरकरार रखना चाहते हैं, तो आप किसी अन्य स्थान पर अद्वितीय प्रविष्टियों के साथ डेटासेट प्राप्त करने के लिए एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कर सकते हैं।

मुख्य नोट:

• एक एडवांस्ड फिल्टर लागू करते समय, हमेशा ध्यान रखें कि मापदंड में हेडर ठीक उसी तरह होना चाहिए जैसे डेटा सेट में।अर्थात। कोई वर्तनी त्रुटियां, स्थान त्रुटियां या यहां तक ​​कि केस त्रुटियां नहीं होनी चाहिए, हालांकि संरेखण को मिलाया जा सकता है। उदाहरण के लिए ऊपर आप उत्पाद के नाम जैसे मापदंड का उल्लेख कर सकते हैं पहला और कर्मचारी का नाम दूसरा। लेकिन हेडर बिल्कुल वैसा ही होना चाहिए, जैसा कि नीचे दिखाया गया है।

• जब आप किसी अन्य स्थान पर कॉपी किए जाते हैं तो आप UNDO उन्नत फ़िल्टरिंग नहीं कर सकते।
• यदि आप अद्वितीय प्रविष्टियों को निकालने के लिए एडवांस्ड फिल्टर का उपयोग कर रहे हैं, तो हेडर का भी चयन करना सुनिश्चित करें, अन्यथा पहली प्रविष्टि को हेडर के रूप में लिया जाएगा।

याद रखने वाली बातें

• एडवांस्ड फिल्टर नियमित फ़िल्टर का एक उन्नत संस्करण है जिसका उपयोग जटिल मानदंडों और कई स्थितियों के साथ डेटा को फ़िल्टर करने के लिए किया जाता है।
• इसका उपयोग डेटासेट से अद्वितीय प्रविष्टियों को निकालने के लिए किया जाता है।
• डेटा सेट का चयन करते समय आपको हेडर शामिल करना चाहिए और मापदंड में हेडर बिल्कुल उसी क्रम में होना चाहिए जैसे कि डेटासेट में।
• यदि फ़िल्टर किए गए डेटा को किसी अन्य स्थान पर कॉपी किया जाता है, तो आप इसे पूर्ववत नहीं कर सकते।
• डेटासेट का चयन करने के बाद एडवांस्ड फिल्टर लागू करने का शॉर्टकट (Alt कुंजी + A + Q) है।

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