एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट (सामग्री की तालिका)
- एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट
- एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट जोड़ना
- एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट का उपयोग कैसे करें?
एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट
एक्सेल में एक उपयोगकर्ता द्वारा टाइप किए गए डेटा के लिए प्रारूपण निर्णय जल्दी करने के लिए, एक्सेलफॉर्म में ऑटो फॉर्मेट सुविधा प्रदान की जाती है। ऑटो फॉर्मेट उपयोगकर्ता को अपने डेटा को आसानी से प्रारूपित करने में मदद करता है और स्प्रेडशीट पर चयनित डेटा को पेशेवर रूप देकर इसे सार्थक तरीके से प्रस्तुत करता है। फ़ॉर्मेटिंग न केवल आपके काम को अच्छा बनाने के लिए किया जाता है, बल्कि यह एक्सेल में उपलब्ध 17 पूर्व-परिभाषित ऑटो फ़ॉर्मैट शैलियों से फ़ॉर्मेटिंग के छह प्रमुख घटकों को भी प्रभावित करता है। ये छह प्रमुख स्वरूपण घटक इस प्रकार हैं:
- संख्या स्वरूपण
- सीमाओं
- फ़ॉन्ट्स शैली
- पैटर्न और पृष्ठभूमि का रंग
- पाठ्य संरेखण
- स्तंभ और पंक्ति का आकार
एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट जोड़ना
ऑटो फॉर्मेट विकल्प एक्सेल के पिछले संस्करणों में उपलब्ध था। 2007 एक्सेल और उसके बाद के संस्करणों में, इस विकल्प को मैन्युअल रूप से जोड़ने की आवश्यकता है, क्योंकि यह टैब के किसी भी विकल्प में या क्विक एक्सेस टूलबार पर मौजूद नहीं है। एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन को जोड़ने के लिए निम्नलिखित चरण निम्नानुसार हैं:
- उपलब्ध टैब में से किसी पर राइट क्लिक करें या क्विक एक्सेस टूलबार पर दिखाया गया है।
- दिखाए गए विकल्पों में से ‘कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार’ पर क्लिक करें। ‘कस्टमाइज़ क्विक एक्सेस टूलबार’ विकल्प पर क्लिक करने के बाद, एक एक्सेल विकल्प डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। ‘से कमांड चुनें’ विकल्प के ड्रॉप डाउन पर क्लिक करें।
- नीचे दिए गए विकल्पों में से, ‘ऑल कमांड्स’ पर क्लिक करें।
- सभी आदेशों का चयन करने के बाद, एक और सूची नीचे जाएगी। इस सूची से नीचे स्क्रॉल करें और ‘ऑटोफ़ॉर्मेट’ चुनें और ऐड बटन पर क्लिक करें।
- ऑटो फॉर्मेट विकल्प जोड़ने के बाद। ओके पर क्लिक करें।
- एक्सेल के शीर्ष पर एक ऑटो फॉर्मेट विकल्प देखा जाता है।
एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट का उपयोग कैसे करें?
यह ऑटो फॉर्मेट उपयोग करने के लिए बहुत आसान है। आइए अब कुछ उदाहरणों की मदद से एक्सेल में ऑटोफ़ॉर्मैट का उपयोग करने का तरीका देखें।
उदाहरण # 1
नीचे दी गई डेटा तालिका पर विचार करें जो कुछ कंपनियों के मिलियन अमरीकी डालर में तिमाही राजस्व को दर्शाती है।
ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए नीचे दिए चरणों का पालन करें:
- दिखाए गए अनुसार पूरा डेटा चुनें।
- संपूर्ण डेटा का चयन करने के बाद ऑटो फॉर्मेट विकल्प पर क्लिक करें।
- एक ऑटोफ़ॉर्मैट संवाद बॉक्स दिखाई देगा जो 16 विभिन्न स्वरूपण शैलियों को प्रदर्शित करेगा।
- किसी भी स्वरूपण शैली का चयन करें, ठीक पर क्लिक करें।
आउटपुट नीचे दिया गया है: –
उदाहरण # 2
ऑटो फॉर्मेट में स्वरूपण डिजाइन को कैसे संशोधित करें?
ऑटो फॉर्मेट में स्वरूपित डिज़ाइन को संशोधित करने के लिए, केवल 6 सीमित स्वरूपण घटक हैं जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, जिसे 6 अलग-अलग घटकों या एकल के संयोजन के साथ जोड़ा या हटाया जा सकता है।
ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन का उपयोग करते समय स्वरूपण डिज़ाइन को संशोधित करने के लिए नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।
- अपने डेटा का चयन करें और ‘ऑटो फॉर्मेट’ विकल्प पर क्लिक करें।
- एक ऑटोफ़ॉर्मैट संवाद बॉक्स दिखाई देगा। उस डायलॉग बॉक्स से ‘विकल्प’ पर क्लिक करें।
- अपनी पसंद के अनुसार फ़ॉर्मेटिंग डिज़ाइन विकल्पों को जोड़ें या हटाएं जिसे आप अपने चयनित डेटा के लिए आवेदन करना चाहते हैं और ओके पर क्लिक करें।
उपरोक्त आकृति में, संरेखण और चौड़ाई / ऊंचाई स्वरूपण घटक टिक नहीं किए जाते हैं और संख्या, फ़ॉन्ट, सीमा और पैटर्न का चयन किया जाता है। और चयनित स्वरूपण शैली को भी हाइलाइट किया गया है।
उदाहरण # 3
अपने डेटा सेट में किए गए फ़ॉर्मेटिंग को कैसे निकालें?
ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन का उपयोग करके अपने डेटासेट में किए गए स्वरूपण को हटाया जा सकता है। ऐसा करने के दो तरीके हैं, लेकिन यह पूरी तरह से आपकी पसंद पर निर्भर करता है कि आपको कौन सा स्वरूपण चुनने की आवश्यकता है।
इसके दो तरीके या विधि इस प्रकार है:
- व्यक्तिगत स्वरूपण घटकों को हटाना।
उदाहरण के लिए नीचे दिए गए आंकड़े पर विचार करें, जो दर्शाता है कि पैटर्न स्वरूपण विकल्प को कहाँ चुना जाना था।
उपरोक्त आकृति में, यह देखा जा सकता है कि हाइलाइट की गई फॉर्मेटिंग शैली को 16 अलग-अलग फॉर्मेटिंग शैलियों की सूची से चुना गया है और ‘पैटर्न’ फॉर्मेट विकल्प को हटा दिया गया है।
ऊपर दिया गया आंकड़ा पैटर्न फॉर्मेट विकल्प को हटाने का प्रभाव दिखाता है।
- सभी स्वरूपण घटकों को निकालना।
आप संपूर्ण डेटा सेट का चयन करके और बाद में ऑटो फॉर्मेट विकल्प पर क्लिक करके और 16 विभिन्न स्वरूपण शैलियों में से ‘कोई नहीं’ स्वरूपण शैली विकल्प का चयन करके सभी स्वरूपण घटकों को निकाल सकते हैं। आंकड़ा इस कदम का वर्णन करेगा।
ऊपर दिया गया चित्र हाइलाइटेड स्वरूपित शैली को दर्शाता है, चयनित स्वरूपित शैली है, जो सभी स्वरूपण घटकों को हटा देती है।
इस आंकड़े में, सभी फॉर्मेटिंग को हटा दिया जाता है और हमें मूल डेटा सेट वापस मिल जाता है।
एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट की सीमाएँ
एक्सेल टूलबार के रिबन में कई अन्य स्वरूपण / डिज़ाइन विकल्प उपलब्ध हैं, इसलिए ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन का उपयोग कम हो जाता है।
याद रखने वाली बातें
- यह उस स्वरूपण को अनदेखा कर देगा जब आप पहले से प्रारूपित किए गए डेटा सेट पर फॉर्मेट करने का प्रयास करते हैं, यह आपके द्वारा चुने गए नए स्वरूपण को लागू करेगा।
- ऑटो फॉर्मेट फ़ंक्शन करने के लिए डेटा के साथ कम से कम दो सेल होने चाहिए।
- डेटा टेबल सेट में एक हेडर पंक्ति और हेडर कॉलम होना चाहिए।
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यह एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट पर एक मार्गदर्शक रहा है। यहां हम एक्सेल उदाहरण और डाउनलोड करने योग्य एक्सेल टेम्प्लेट के साथ-साथ एक्सेल में ऑटो फॉर्मेट के बारे में चर्चा करते हैं। आप एक्सेल में इन उपयोगी कार्यों को भी देख सकते हैं –
